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Etiqueta corporativa: a melhor maneira de se comunicar profissionalmente

Por Silvana Lages

Quem aqui nunca ficou esperando um retorno de alguém por telefone ou e-mail? Ou então recebeu uma resposta mal educada , confusa, desorganizada ou incompleta? Sem falar daqueles que enviam e-mail e ficam ligando de hora em hora cobrando uma resposta, né?

Essas pequenas atitudes no cotidiano do escritório falam muito sobre você. O artigo de hoje é dedicado a mostrar qual a melhor maneira de agir na comunicação com seus colegas de trabalho, clientes, fornecedores e parceiros.

O que diz a etiqueta corporativa em relação ao uso do e-mail e do telefone?

Tempo de resposta

O e-mail é uma ferramenta muito prática: você envia e a pessoa não precisa parar tudo que está fazendo para responder, ela pode ver e dar o retorno no seu tempo. Mas esse tempo não pode se estender muito. O ideal é que um e-mail seja respondido em até 48 horas. Se não for possível, dê um retorno avisando que recebeu o e-mail, que está em análise e logo dará o retorno completo (se possível, dê um prazo específico para não ficar muito vago). O mesmo vale para retornos de ligações.

E-mail x Telefone

Alguns assuntos mais delicados exigem que você use o telefone – e dependendo, nem podem ser tratados por e-mail, devem ser lidados pessoalmente mesmo. Isso porque a comunicação em texto pode dar margem para interpretações erradas. Uma vírgula fora do lugar e a pessoa que recebe entende de forma errada o que você quis dizer. Por isso, se for um assunto mais delicado, você pode até enviar por e-mail, mas ligue antes ou depois de enviá-lo para dar o tom correto na mensagem que você quer passar.

Organização com a caixa de e-mails

Não tem nada mais chato do que você enviar e-mail para alguém, não obter retorno e a pessoa dizer que “não recebeu” ou ainda afirmar que “você não enviou”. E há os casos de pessoas que pedem para você encaminhar o e-mail várias e várias vezes. Isso acontece por falta de organização. Essas atitudes passam uma imagem de bagunça e falta de consideração com quem enviou e-mail para você. Organize sua caixa com pastas separadas por clientes, projetos e situações. Assim, quando precisar encontrar algo, vai ficar muito mais fácil.

Leia o e-mail por completo

Esse é um erro comum e aposto que já aconteceu com você: enviar um e-mail com cinco tópicos de assuntos a serem tratados e só receber resposta sobre dois itens. E daí você fica se perguntando: “e o resto?”. Leia o seu e-mail por completo e, aos responder, atente a todas as dúvidas e questões a serem tratadas. Se não puder responder a todos os itens, especifique que está verificando para que a pessoa tenha certeza de que você viu todos os itens.

O silêncio por opção

Tempos atrás enviei e-mail a um fornecedor e ele não poderia realizar o serviço que solicitei. Só que ele não me respondeu. Decidiu simplesmente ignorar meu e-mail porque não poderia me atender. O silêncio nunca é uma boa opção. Seja em casos que você não pode atender o pedido, ou que prefere não se manifestar em relação ao assunto, sempre dê um retorno com uma explicação. Ninguém gosta de ser ignorado.

Com cópia para todo mundo

Se você quer mostrar serviço, copiar o chefe em todos os e-mails não vai ajudar. Além de encher a caixa de seu chefe com coisas desnecessárias, é mal educado com as pessoas com as quais você está tratando. Só coloque em cópia aqueles que estão envolvidos naquele trabalho e, de preferência, sempre explique por que aquelas pessoas estão copiadas no e-mail.

Cobrança com limite

Assim como quem recebe o e-mail precisa ter cuidado para tratar dele, quem envia também. Algumas pessoas enviam o e-mail e ligam confirmando logo em seguida. Em alguns casos de urgência, concordo que isso se faz necessário, até para ter certeza se o e-mail chegou e se o conteúdo está de acordo. Mas esses são casos específicos. No geral, dê o tempo de 48 horas para a pessoa responder e, se não obtiver retorno, aí sim encaminhe novamente o e-mail ou ligue confirmando.

Controle as emoções

Nunca responda um e-mail no calor das emoções. Às vezes recebemos e-mails que nos deixam transtornados. Em hipótese alguma responda esse tipo de mensagem imediatamente. Respire, acalme-se e, só depois, leia novamente com calma e responda educadamente. O ideal é pedir para outras pessoas lerem, para ter a certeza de que não será mal interpretado. Não importa se foi um e-mail grosseiro, a sua resposta deve ser sempre gentil e educada. Lembre-se que o que está escrito fica registrado, torna-se um documento, por isso os e-mails precisam ser muito bem pensados.

Celular em reunião

Sempre tem alguém que esquece de silenciar o celular e ele toca no meio da reunião. A pior atitude que se pode tomar é atendê-lo, ou ainda atender e falar que não pode conversar no momento. Simplesmente silencie o volume do celular e continue a reunião. Atender vai deixar as outras pessoas sem graça, vai atrapalhar o ritmo da conversa e dispersar a atenção.

Viu só como pequenos detalhes no seu dia a dia fazem toda a diferença para sua Imagem Pessoal? Não seja chato ou inconsequente. Pense em cada uma de suas atitudes, pois elas terão consequências diretas na sua evolução profissional e no desenvolvimento de sua carreira.

Sucesso!

Silvana Lages

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A comunicação de sua equipe – seja entre eles ou com clientes, fornecedores e parceiros – tem relação direta com o crescimento de sua empresa. Um e-mail bem redigido ou uma resposta no tempo certo podem ser cruciais na hora da decisão de compra do seu cliente. Entre em contato e sabia como minhas palestras, cursos, workshops e treinamentos podem contribuir para aperfeiçoar a Etiqueta Corporativa de seus funcionários e, como consequência, melhorar a Imagem de sua empresa: contato@silvanalages.com.br | (31) 9136-7973

13 de maio de 2014
Curso “O poder da Imagem Pessoal e da Postura Profissional”
Por Silvana Lages

Sua Imagem Pessoal é sua marca registrada. É com ela que você vai passar uma boa impressão ou não, vai demonstrar ser um profissional competente ou não, e é também com uma Imagem Pessoal adequada aos seus objetivos profissionais que você consegue cativar e conquistar as pessoas ao seu redor.

Ou seja, não há como negar a importância da Imagem Pessoal para o seu sucesso profissional. Mas, mesmo assim, muitas pessoas continuam tendo atitudes e cometendo erros que prejudicam o seu crescimento. Você pode até ser um excelente profissional, mas se não cuidar da Imagem, não vai conseguir evoluir em sua carreira, pois não passará confiança e credibilidade suficientes para isso.

Pensando nisso, preparei um curso que vai ajudar você a entender por que cuidar da Imagem Pessoal é tão importante para quem busca o sucesso.

Se você quer desenvolver sua Imagem em busca de sua evolução profissional, não pode perder o curso “O poder da Imagem Pessoal e da Postura Profissional”.

Sobre o curso

Esse curso, que acontecerá no dia 17 de maio, em Belo Horizonte (MG), será dividido em três módulos:
- Módulo 1 – Etiqueta à mesa não é bicho de sete cabeças
- Módulo 2 – O poder da Etiqueta Corporativa na construção de uma Imagem de sucesso
- Módulo 3 – Sua Imagem Pessoal como chave para o Sucesso Profissional
A grande vantagem do curso é que ele é extremamente prático. Ao final, os participantes confraternizarão em um delicioso almoço. Dessa forma, poderão aplicar as lições que aprenderam assim que saírem do evento.

Esse curso será aberto ao público. Então, garanta já seu lugar antes que as vagas se esgotem.

Para se inscrever e obter mais informações sobre o curso, entre em contato pelo telefone (31) 9136-7973 ou pelo e-mail contato@silvanalages.com.br

Sorteio

Pensando em premiar um profissional que acompanha meu trabalho aqui no blog diariamente resolvi fazer um sorteio especial de uma vaga para este curso. Para participar, basta curtir minha página no Facebook (www.facebook.com/silvanalages.palestrante) e postar no meu mural a resposta para esta pergunta: “por que a vaga no curso O poder da Imagem Pessoal e da Postura Profissional deve ser sua?”.

Boa sorte!

Silvana Lages

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Gostou desse tema, mas não mora em Belo Horizonte, que tal levar esse curso aí para sua cidade, para sua empresa? Entre em contato e saiba como contratar esse e outros cursos e treinamentos sobre Imagem Pessoa, Postura Profissional e Etiqueta Corporativa: contato@silvanalages.com.br | (31) 9136-7973

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6 de maio de 2014
Afinal, o que é elegância?

Por Esther Proença Soares

Elegância é postura correta, não só corporal, mas também nas atitudes.

Elegância é harmonia, é medida certa na composição das formas, no uso das cores, no uso dos espaços – onde o menos é mais.

Elegância é sobriedade nos gestos, no uso do perfume, no tom da voz.

Elegância é espontaneidade, sabendo falar: como, quando, o quê?

Elegância é determinação, é clareza, é simplicidade, é limpeza.

Elegância é adequação aos momentos e aos eventos.

Elegância é ousadia, mas com cautela, é discrição com classe não ultrapassada, nem radical.

Elegância é responsabilidade, é respeito pelas regras da cultura do grupo.

Elegância é chegar suavemente e ser percebido como se sinos saudassem sua entrada. Na arte dramática, a rapidez é o ritmo próprio da comédia. A lentidão é o ritmo da tragédia. Entre um e outro, existe a serenidade, o tempo necessário para você ter o domínio de sua presença.

Mas, elegância é também alegria de viver, é partilha de energias positivas, é não vampirizar os presentes com uma enorme lista de dores, doenças, desafetos e desgraças.

Elegância é respeito pelos momentos felizes dos Outros, tão importantes para Você também ser feliz.

Elegância é respeito por Você mesmo, Você, que significa tanto para que o mundo seja melhor e mais bonito.

Esther Proença Soares

24 de abril de 2014
Etiqueta à mesa não é bicho de sete cabeças

Esther Proença Soares

Para muita gente, uma mesa bem arrumada, em casa ou em restaurante, pode ser um suplício!

Por que tantos copos e talheres, por que tantos copeiros e garçons? Como escolher os vinhos, que pratos pedir naqueles cardápios requintados? E se o guardanapo cair no chão, pego ou deixo? Deixa. O garçom trará outro.

Dúvidas, tão simples quanto essas, gelam as mãos e a pessoa esquece até o próprio nome.

Vamos partir de uma primeira colocação: tudo que está sobre a mesa foi criado para trazer conforto e bem-estar. Não são instrumentos de tortura, e sim respostas lógicas às necessidades de usufruir melhor os alimentos e as bebidas que vão ser saboreados. Conhecer alguns detalhes básicos de arranjo e etiqueta de mesa e de comportamentos é cada vez mais importante para enriquecer seu paladar, harmonizando alimentos e bebidas de forma a torná-los ainda mais saborosos.

Além disso, a vida empresarial de hoje exige muitas refeições em restaurantes, com clientes, chefes e colegas de trabalho, em almoços e festas de confraternização ou negócios.

A refeição cotidiana familiar e um jantar formal para convidados de cerimônia são coisas muito diferentes. A vida moderna do dia a dia pede rapidez, simplicidade, economia de tempo e espaço, sem abrir mão de boa educação. Mas os momentos de lazer, em que queremos curtir amigos e família, podem e devem ser mais bem cuidados.

Tudo se torna muito fácil quando buscamos conhecer alguns itens básicos – lembrando que não existe certo nem errado: é sempre uma questão cultural.

Come-se massa de fios com o garfo ajudado pela colher? Saiba que, mesmo na Itália, de onde veio esse costume, isso não é usado no Norte do país. Na Índia, ainda se come requintadamente à mesa pegando os alimentos com as mãos, mas com um jeitinho especial de só usar três dedos para isso. No Japão, chupa-se a sopa com bastante ruído. Em muitos países europeus, não se muda o garfo de uma para outra mão. E daí? Como ficamos nós, brasileiros, herdeiros de tantas tradições indígenas, africanas, europeias e asiáticas? Assumir nossas origens e diferenças vai nos fazer mais seguros.

O importante não é o que se gastou, não é o luxo de objetos de mesa e as iguarias caras e sofisticadas que irão tornar nossos encontros um evento agradável. O importante é o carinho, o cuidado que colocamos nas escolhas de tudo isso, priorizando sempre as características especiais de nossos convidados.

Esther Proença Soares

27 de março de 2014